Dữ liệu chuỗi cung ứng nông sản gồm những gì?

Siêu thị hỏi một lô rau đã đi qua những khâu nào, ai giữ lô ở từng khâu, giao nhận lúc mấy giờ. Người trồng nhớ phần vùng trồng, bên thu mua có sổ riêng, kho lại ghi theo cách khác, và ba nguồn ấy không khớp nhau. Lúc đó doanh nghiệp nhận ra mình có dữ liệu nhưng chưa có dữ liệu chuỗi cung ứng. Bài viết liệt kê dữ liệu cần có ở từng khâu, từ vùng trồng đến phân phối, và các điểm bàn giao cần ghi để các khâu nối được với nhau.

1. Dữ liệu chuỗi cung ứng nông sản là gì?

Dữ liệu chuỗi cung ứng nông sản là toàn bộ thông tin ghi lại hành trình của một lô hàng, từ nơi sản xuất đến tay người mua: lô hàng ở đâu, do ai giữ, được xử lý ra sao và chuyển cho ai vào lúc nào.

Cần phân biệt hai lớp dữ liệu:

• Dữ liệu sản xuất: nằm trong từng khâu, ví dụ nhật ký chăm sóc, vật tư, thu hoạch. Phần này đã được nói ở bài truy xuất nguồn gốc nông sản là gì và số hóa, chuẩn hóa nhật ký sản xuất.
• Dữ liệu bàn giao: nằm giữa các khâu, ghi lại việc lô hàng chuyển từ bên này sang bên kia. Đây là phần thường bị thiếu nhất.

Chuỗi cung ứng nông sản thường gồm năm mắt xích: vùng trồng, thu mua, sơ chế và đóng gói, kho và vận chuyển, phân phối và bán. Mỗi mắt xích có người phụ trách và cách ghi chép riêng. Dữ liệu chuỗi cung ứng chỉ có giá trị khi các mắt xích đó nối được với nhau qua cùng một mã lô.

Sơ đồ năm mắt xích chuỗi cung ứng nông sản và dòng dữ liệu chính dưới mỗi khâu

2. Dữ liệu cần ghi ở từng mắt xích

Bảng dưới đây là bộ dữ liệu tối thiểu ở từng khâu. Đơn vị có thể bổ sung tùy loại nông sản và yêu cầu của đối tác.

Hai điểm nên để ý khi đọc bảng:

• Mỗi khâu có người ghi rõ ràng. Dữ liệu không ai chịu trách nhiệm thì sớm muộn sẽ thiếu.
• Cột "Dùng để làm gì" quyết định mức độ chi tiết. Nếu một trường dữ liệu không phục vụ mục đích nào, chưa cần thu thập ở giai đoạn đầu.

3. Dữ liệu tại các điểm bàn giao

Điểm bàn giao là lúc lô hàng chuyển từ khâu này sang khâu khác: hộ trồng giao cho đầu mối, đầu mối giao cho nhà sơ chế, kho giao cho cửa hàng. Đây là nơi dữ liệu dễ đứt nhất, vì mỗi bên chỉ nhìn thấy phần của mình.

Tại mỗi điểm bàn giao, nên ghi ít nhất sáu trường:

• Mã lô: định danh của lô hàng đang chuyển.
• Ngày giờ: thời điểm giao và nhận thực tế.
• Số lượng: số giao và số nhận, để thấy chênh lệch nếu có.
• Người giao: cá nhân hoặc đơn vị bàn giao.
• Người nhận: cá nhân hoặc đơn vị tiếp nhận.
• Tình trạng: hàng nhận đủ, hư hỏng hay không đạt, kèm ghi chú nếu có.

Quan trọng nhất là mã lô đi cùng hàng. Nếu bên giao và bên nhận cùng ghi một mã lô, hai bản ghi sẽ khớp nhau. Nếu mỗi bên đặt một mã riêng mà không có bảng đối chiếu, chuỗi bị đứt ở đúng điểm đó. Việc này liên quan trực tiếp đến cách phân biệt mã lô với tem và mã QR, xem thêm tại bài tem truy xuất nguồn gốc và mã QR.

Điểm bàn giao giữa hai khâu với sáu trường dữ liệu

4. Vì sao dữ liệu chuỗi cung ứng hay bị đứt

Phần lớn doanh nghiệp không thiếu dữ liệu. Họ thiếu dữ liệu nối được với nhau. Năm nguyên nhân hay gặp:

• File rời rạc: mỗi khâu dùng sổ giấy, Excel hoặc tin nhắn riêng, không có nơi xem chung.
• Đặt tên không thống nhất: cùng một giống có ba cách gọi, cùng một điểm có hai tên, nên khi đối chiếu phải đoán.
• Mã lô không nối: lô ở khâu sau không trỏ ngược được về lô ở khâu trước.
• Nhập muộn: ghi lại sau vài ngày, dựa vào trí nhớ, nên số liệu lệch.
• Không có người chịu trách nhiệm: ai cũng cho rằng khâu khác sẽ ghi.

Phần lớn nguyên nhân trên bắt nguồn từ việc mỗi nơi ghi một kiểu. Đây là lý do cần chuẩn hóa cách ghi trước khi số hóa, đã trình bày ở bài số hóa và chuẩn hóa dữ liệu sản xuất.

5. Ví dụ: một lô nông sản đi qua chuỗi

Ví dụ minh họa, nhân vật và số liệu là giả định.

Một hợp tác xã trồng cải ở vùng A thu hoạch 800 kg. Lô này đi qua năm khâu:

1. Vùng trồng: hợp tác xã ghi thửa, ngày thu hoạch và sản lượng 800 kg, gắn mã lô VA-01.
2. Thu mua: đầu mối nhận 800 kg nhưng ghi vào sổ riêng dưới tên "cải lô sáng thứ Ba", không ghi mã VA-01. Đây là khâu bị đứt.
3. Sơ chế và đóng gói: cơ sở sơ chế nhận 780 kg, đóng được 700 kg thành phẩm, tạo mã lô mới SC-12.
4. Kho và vận chuyển: kho ghi giờ nhập, giờ xuất và nhiệt độ bảo quản của lô SC-12.
5. Phân phối và bán: siêu thị nhận 700 kg, ghi mã SC-12.

Khi siêu thị hỏi lô SC-12 trồng ở đâu, có thể truy từ siêu thị về cơ sở sơ chế. Nhưng từ cơ sở sơ chế không nối được lên VA-01 vì sổ thu mua không có mã này. Kết quả là ba khâu sau có dữ liệu tốt, nhưng cả chuỗi vẫn không trả lời được câu hỏi về vùng trồng. Chỉ một điểm bàn giao thiếu mã lô là đủ làm hỏng kết nối.

Một lô minh họa đi qua năm khâu, khâu thu mua bị đứt được đánh dấu

6. Bắt đầu xây dữ liệu chuỗi cung ứng trong 5 bước

Không cần làm cả chuỗi cùng lúc. Nên bắt đầu nhỏ, chạy được, rồi mở rộng.

1. Chọn một chuỗi nhỏ: một sản phẩm, một vùng, một đầu mối thu mua và một kênh tiêu thụ.
2. Liệt kê các điểm bàn giao: vẽ ra lô hàng chuyển tay bao nhiêu lần, giữa những bên nào.
3. Chốt dữ liệu tối thiểu ở mỗi điểm: dùng sáu trường ở mục 3 làm nền, chỉ thêm khi có lý do.
4. Thống nhất quy tắc mã lô: một cách đặt mã dùng chung, hoặc có bảng đối chiếu mã giữa các khâu khi lô bị tách hoặc gộp.
5. Rà soát sau một vụ: kiểm tra khâu nào ghi thiếu, ghi muộn, rồi điều chỉnh trước khi mở rộng.

Khi dữ liệu đã chạy ổn trên giấy hoặc Excel nhưng khâu nào cũng nhập tay và đối chiếu mất thời gian, doanh nghiệp có thể cân nhắc dùng phần mềm. GoTrace hỗ trợ ba việc: số hóa nhật ký sản xuất, truy xuất hai chiều theo lô và lưu hồ sơ số. Bạn có thể xem cách sắp xếp quy trình để bắt đầu ở bài tiếp theo về số hóa quy trình sản xuất nông sản, thủy sản.

7. Câu hỏi thường gặp

Dữ liệu chuỗi cung ứng khác gì dữ liệu truy xuất nguồn gốc?

Dữ liệu truy xuất nguồn gốc trả lời câu hỏi "lô hàng này từ đâu và đi đâu". Dữ liệu chuỗi cung ứng rộng hơn, bao gồm cả việc ai giữ, giao nhận khi nào, điều kiện ra sao ở từng khâu. Dữ liệu truy xuất thường được rút ra từ dữ liệu chuỗi cung ứng khi các khâu đã nối được với nhau.

Đơn vị thu mua nhỏ có cần làm dữ liệu chuỗi cung ứng không?

Nên làm ở mức tối thiểu. Đầu mối thu mua là khâu nối vùng trồng với phía sau, nên chỉ cần ghi mã lô, ngày giờ, số lượng, người giao, người nhận và tình trạng là đã giữ được mắt xích quan trọng.

Làm sao chia sẻ dữ liệu với đối tác mà không lộ thông tin nội bộ?

Thỏa thuận trước những trường nào được chia sẻ, ví dụ mã lô, ngày giờ, số lượng, tình trạng, và giữ lại những trường nhạy cảm như giá, chi phí. Mỗi bên chỉ xem phần liên quan đến mình.

Dùng Excel có đủ không?

Với chuỗi nhỏ, ít đầu mối, Excel có thể đủ để bắt đầu nếu cả chuỗi dùng chung một mẫu và một quy tắc mã lô. Khi số khâu, số lô và số đối tác tăng, việc nhập tay và đối chiếu nhiều file sẽ dễ sai sót, lúc đó nên cân nhắc công cụ chuyên dụng.

Kết luận

Dữ liệu chuỗi cung ứng là dữ liệu ở từng khâu cộng với dữ liệu tại các điểm bàn giao, nối với nhau bằng một mã lô nhất quán. Khi chỉ một điểm bàn giao thiếu mã lô, cả chuỗi mất khả năng trả lời câu hỏi về nguồn gốc. Bắt đầu bằng một chuỗi nhỏ, chốt sáu trường tại mỗi điểm bàn giao và thống nhất quy tắc mã lô là bước thực tế nhất.