Truy xuất nguồn gốc là gì? HTX, doanh nghiệp nông sản cần ghi nhận dữ liệu nào

Khách hàng hỏi lô rau này trồng ở đâu, dùng thuốc gì, thu hái ngày nào, nhưng câu trả lời nằm rải rác trong sổ tay và file Excel? Đó là lúc hợp tác xã (HTX) và doanh nghiệp nông sản cần truy xuất nguồn gốc. Tem QR chỉ là cánh cửa, giá trị nằm ở dữ liệu phía sau. Bài viết giải thích truy xuất nguồn gốc là gì, vì sao nên làm, chín nhóm dữ liệu cần ghi nhận trong một vụ sản xuất và năm bước bắt đầu cho đơn vị quy mô nhỏ.

Truy xuất nguồn gốc là gì?

Truy xuất nguồn gốc là khả năng lần theo lịch sử, vị trí và các tác động đã diễn ra với một lô sản phẩm, từ nơi sản xuất đến nơi sản phẩm được bán ra. Nói đơn giản, với một lô nông sản bất kỳ, đơn vị trả lời được: nó đến từ đâu, qua những công đoạn nào, do ai thực hiện, và hiện đang ở đâu.

Khả năng này dựa trên hai thứ đi cùng nhau: dữ liệu được ghi lại trong quá trình sản xuất, và một mã định danh gắn với từng lô để nối các dữ liệu đó lại.

Truy xuất ngược và truy xuất xuôi

• Truy xuất ngược: đi từ sản phẩm đang có trong tay về nguồn. Ví dụ từ một thùng hàng về vùng trồng, ngày thu hoạch và vật tư đã dùng. Cách này hữu ích khi khách hàng hỏi hoặc khi phát hiện vấn đề chất lượng.
• Truy xuất xuôi: đi từ một lô sản xuất tới nơi lô đó đã được bán. Cách này hữu ích khi cần xác định nhanh những khách hàng đã nhận lô có vấn đề để thông báo hoặc thu hồi.

Sơ đồ truy xuất ngược và truy xuất xuôi của một lô nông sản.

Truy xuất nguồn gốc không chỉ là tem QR

Tem QR chỉ là cách để người mua mở thông tin. Nếu dữ liệu phía sau thiếu hoặc không chính xác, quét tem chỉ ra một trang trống hoặc một trang tự khai không kiểm chứng được. Vì vậy, đơn vị nên nghi đến dữ liệu trước, tem sau.

Vì sao HTX và doanh nghiệp nông sản cần truy xuất nguồn gốc?

Có bốn lý do thực tế, đều xuất phát từ công việc hàng ngày của đơn vị chứ không chỉ để đối phó với yêu cầu bên ngoài.

1. Kiểm soát chất lượng nội bộ. Khi có dữ liệu theo từng lô, đơn vị so sánh được các lô với nhau, thấy lô nào, vùng nào hay phát sinh vấn đề và điều chỉnh quy trình dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
2. Trả lời khách hàng và đối tác. Siêu thị, đơn vị thu mua hay nhà phân phối có thể hỏi về nguồn hàng. Có dữ liệu sẵn giúp trả lời nhanh, nhất quán và có bằng chứng.
3. Xử lý sự cố và thu hồi nhanh. Biết lô nào đã bán cho ai thì chỉ cần xử lý đúng lô có vấn đề, không phải thu hồi cả đợt hàng.
4. Chủ động khi có yêu cầu về dữ liệu. Thay vì chờ đến khi bị yêu cầu mới gom dữ liệu, đơn vị đã ghi đều đặn sẽ có sẵn thứ cần trình bày khi đối tác hoặc cơ quan quản lý hỏi tới.

Các văn bản pháp luật liên quan sẽ được nói riêng trong các bài về pháp lý của chuỗi này. Bài này tập trung vào phần dữ liệu nền mà đơn vị nào cũng cần.

Một hệ thống truy xuất nguồn gốc gồm những phần nào?

Dù dùng sổ, Excel hay phần mềm, một hệ thống truy xuất nguồn gốc đều có ba lớp:

• Dữ liệu được ghi nhận: những gì xảy ra với sản phẩm ở từng công đoạn, ai làm, vào lúc nào.
• Mã định danh theo lô: một mã duy nhất cho mỗi lô, dùng xuyên suốt từ thu hoạch đến bán hàng để nối các bản ghi lại với nhau.
• Kênh tra cứu: nơi người cần biết xem được thông tin, thường là tem QR hoặc mã vạch trên bao bì, hoặc hồ sơ gửi cho đối tác.

Thứ tự ưu tiên nên là dữ liệu, rồi mã lô, cuối cùng mới đến kênh tra cứu. Đảo ngược thứ tự này thường cho ra cái tem đẹp nhưng không trả lời được câu hỏi nào.

HTX, doanh nghiệp nông sản cần ghi nhận dữ liệu nào?

Một vụ sản xuất nên được ghi theo chín nhóm dữ liệu dưới đây, sắp theo thời gian xảy ra. Mỗi bản ghi nên gắn với mã lô hoặc mã vùng để sau này nối được với nhau.

Chín nhóm dữ liệu truy xuất nguồn gốc nông sản.

  1. Thông tin đơn vị và vùng sản xuất

Tên HTX hoặc hộ sản xuất, địa chỉ, người phụ trách, vị trí và diện tích từng lô đất, mã vùng trồng nếu đã được cấp. Ví dụ: lô A2, 0,8 ha, tổ sản xuất số 3.

  2. Giống và nguồn giống

Tên giống, nhà cung cấp, số lô hoặc ngày mua giống, ngày gieo trồng hoặc thả giống. Khi có vấn đề về đồng đều hay năng suất, đây là nơi đầu tiên nên kiểm tra.

  3. Nhật ký canh tác

Ngày, công việc (làm đất, bón phân, tưới, tỉa cành, phòng trừ sâu bệnh), người thực hiện, ghi chú. Ví dụ: 05/03, bón lót lô A2, người thực hiện tổ viên số 5.

  4. Vật tư đầu vào

Loại vật tư (phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thức ăn, thuốc thú y…), tên sản phẩm, nhà cung cấp, số lô, liều lượng, ngày sử dụng, thời gian cách ly nếu có. Nên ghi cả số lô và ngày dùng, không chỉ tên sản phẩm.

  5. Thu hoạch

Ngày thu hoạch, sản lượng, lô thu hoạch, người hoặc tổ thu hái. Nên đối chiếu ngày thu hoạch với thời gian cách ly của lần dùng vật tư gần nhất.

  6. Sơ chế, đóng gói, bảo quản

Ngày, địa điểm sơ chế, mã lô thành phẩm, điều kiện bảo quản, người phụ trách. Mã lô thành phẩm phải nối được về lô thu hoạch, nếu đứt ở bước này thì truy xuất ngược sẽ dừng lại.

  7. Kiểm nghiệm và chứng nhận (nếu có)

Đơn vị kiểm nghiệm, ngày lấy mẫu, kết quả, file phiếu kết quả đính kèm; chứng nhận đang có và thời hạn hiệu lực.

  8. Vận chuyển và bán hàng

Khách hàng hoặc đơn vị nhận, ngày xuất, số lượng, mã lô, phương tiện vận chuyển. Đây là dữ liệu làm nên truy xuất xuôi.

  9. Khiếu nại và thu hồi

Nội dung khiếu nại, ngày tiếp nhận, lô liên quan, cách xử lý và kết quả. Ghi lại để lần sau đơn vị thấy được nguyên nhân lặp lại.

Ai ghi và ghi vào lúc nào

Ví dụ truy xuất một lô nông sản

Đây là ví dụ minh họa với tên và số liệu giả định. Giả sử một HTX có lô rau cải mã RC-A2-1103, thu hoạch ngày 11/03. Một khách hàng hỏi về nguồn gốc lô này.

1. Truy xuất ngược. Mã lô dẫn về lô đất A2 (0,8 ha), gieo ngày 05/02. Giống mua từ nhà cung cấp B, số lô giống G-017.
2. Kiểm tra nhật ký và vật tư. Lần phun thuốc gần nhất là ngày 28/02, đã hết thời gian cách ly theo nhãn sản phẩm trước ngày thu hoạch.
3. Truy xuất xuôi. Lô RC-A2-1103 đã được bán cho hai khách hàng, K1 và K2, ngày 12/03, tổng 300 kg. Nếu cần thông báo, HTX biết chính xác cần liên hệ ai.

Tất cả chỉ mất vài phút vì các bản ghi đã được nối qua mã lô.

Ví dụ minh họa truy xuất một lô nông sản từ mã lô đến vùng trồng và nơi bán.

Sai lầm thường gặp khi ghi dữ liệu truy xuất

• Ghi muộn, ghi theo trí nhớ. Dữ liệu dồn cuối tuần hoặc cuối vụ dễ sai ngày, sai liều lượng.
• Mỗi người một cách ghi. Cùng một loại thuốc nhưng người viết tên thương mại, người viết hoạt chất, khó tổng hợp. Đây là lý do cần chuẩn hóa dữ liệu truy xuất ngay từ đầu.
• Chỉ có tem, không có dữ liệu đối chiếu. Tem đẹp nhưng trang tra cứu không trả lời được câu hỏi cụ thể của khách.
• Không dùng mã lô xuyên suốt. Nếu mã lô thu hoạch và mã lô thành phẩm không nối được với nhau, truy xuất sẽ đứt giữa chừng.
• Dữ liệu nằm rải rác. Sổ ở vùng, Excel ở văn phòng, tin nhắn Zalo ở kho. Tìm được thì mất nhiều thời gian.

Bắt đầu truy xuất nguồn gốc: 5 bước cho HTX nhỏ

1. Chọn phạm vi thử. Bắt đầu với một sản phẩm hoặc một vùng, không làm cùng lúc toàn bộ.
2. Thống nhất danh sách trường dữ liệu. Dùng chín nhóm ở trên làm khung, bỏ bớt trường chưa cần.
3. Phân công người ghi. Mỗi nhóm có một người chịu trách nhiệm, và thời điểm ghi rõ ràng.
4. Quy định cách đặt mã lô. Ví dụ gồm loại sản phẩm, lô đất và ngày thu hoạch, dùng thống nhất từ thu hoạch đến bán.
5. Ghi thử một vụ, rồi rà soát. Thử truy xuất ngược một lô bất kỳ, xem thiếu chỗ nào rồi bổ sung trước vụ sau.

Với quy mô nhỏ, sổ và Excel đủ để bắt đầu. Khi số lô, số vùng và số người ghi tăng lên, việc đối chiếu thủ công sẽ chậm và dễ sai. Lúc đó nền tảng số như GoTrace giúp số hóa nhật ký sản xuất, truy xuất hai chiều theo lô và lưu hồ sơ số ở một nơi.

Câu hỏi thường gặp

Truy xuất nguồn gốc có bắt buộc không? Phạm vi bắt buộc phụ thuộc vào loại hàng hóa và quy định hiện hành, và có thể thay đổi. Đơn vị nên kiểm tra văn bản áp dụng cho sản phẩm của mình hoặc hỏi cơ quan quản lý địa phương. Dù có bắt buộc hay không, ghi dữ liệu theo lô vẫn giúp kiểm soát chất lượng và trả lời đối tác.

Hộ sản xuất nhỏ có làm được không? Được. Hộ nhỏ có thể bắt đầu với bốn nhóm tối thiểu: vùng sản xuất, vật tư đã dùng, thu hoạch và bán hàng, rồi mở rộng dần.

Dùng Excel để truy xuất nguồn gốc có được không? Được ở quy mô nhỏ, nếu mọi người ghi theo cùng một mẫu và dùng mã lô thống nhất. Hạn chế là khi nhiều người cùng ghi, file dễ sai lệch và khó đối chiếu giữa các bộ phận.

Một lô nên chia nhỏ đến mức nào? Không có mức chung cho mọi trường hợp. Nguyên tắc thường dùng là một lô gồm sản phẩm cùng vùng, cùng ngày thu hoạch và cùng điều kiện sơ chế, chia đủ nhỏ để khi có sự cố chỉ phải xử lý phần bị ảnh hưởng.

Kết luận

Truy xuất nguồn gốc bắt đầu từ dữ liệu ghi đúng, đủ và đều, không bắt đầu từ cái tem. Chín nhóm dữ liệu ở trên là khung để HTX và doanh nghiệp nông sản bắt đầu; mã lô xuyên suốt là thứ nối mọi thứ lại. Bắt đầu nhỏ, ghi thử một vụ, rồi mở rộng.